Planejamento Rotina de Tarefas Diárias

Desenvolver uma rotina de tarefas diárias pode ajudar a organizar melhor as atividades que devemos realizar  no nosso trabalho, consiste em dividir o nosso dia em atividades que devem ser feitas sem que tenhamos um compromisso engessado com horários ou a ordem dessa divisão, deve-se pensar em tudo o que devemos fazer para que ao terminarmos o nosso expediente de trabalho, no demos por ter cumprido com nosso trabalho diária, concluído o nosso expediente, nosso dia foi completo em relação aos compromissos no trabalho, este planejamento deve levar em consideração as nossas obrigações e deveres em relação a pendências, atividades não completadas, inicio de novas atividades agendadas e programadas, atividades rotineiras e atividades mandatórias com uma carga de horários flexível, para não nos sentirmos obrigados a cumprir rigorosamente o que planejamos, porque muitas atividades e tarefas podem demandar mais tempo do que imaginamos e em outras vezes podem ocorrer de acontecer eventos não previstos e que requerem atendimento urgente, são questões que fogem ao nosso controle, com as quais temos que lidar no nosso dia a dia, mas embora estas aconteçam de devam ser realizadas em decorrência da prioridade, da urgência e do imediatismo, isto não impede que organizemos o nosso dia em atividades, tendo sempre em mente que alguns dias esta organização da rotina não será cumprida, mas que sempre podemos reagendar, reprogramar para atender no dia seguinte ou quando for possível. O importante aqui é ter um roteiro a ser seguido para que não fiquemos sem orientação do que devemos fazer no nosso dia de trabalho, se não, nosso dia poderá se tornar um rolo compressor que vamos esmagando as coisas conforme aparecem, sem ter um controle do que ficou para trás ou que deva ser tratado com mais urgência ou prioridade.

Um planejamento bem feito deve seguir alguns critérios para que não se fazer sem a observação de um roteiro, porque tudo pode ser incluído no planejamento se não houver uma linha a ser seguida. Os critérios incluem deste a nossa carga horária de trabalho diária, ou seja, quantas horas eu me dedico ao trabalho, com este critério eu limito o meu planejamento, tudo o que devo fazer no meu dia de trabalho deve estar dentro deste limite, também podemos definir como critério o que tenho que cumprir como mandatório como leitura da agenda do dia, leitura de correspondências, e-mails, leitura dos acontecimentos mais importantes do dia, estas atividades podem ser alocadas como as primeiras na fila do que se deve fazer no dia, e depois disso obedecer a agenda e seguir o que esta marcado para se fazer, as tarefas já agendadas e programadas para o dia, além do tempo que se deve dedicar a planejar, a organizar e se preparar para estas atividades, como por exemplo uma apresentação que esta marcada, uma reunião que esta agendada e um encontro programado, são coisas que requerem um certa observação quanto aos motivos, os assuntos, a importância e o qual deve ser a participação, o que devo contribuir e espero obter com estas atividades. Também podemos incluir um tempo no meio do dia da nossa carga horária, para fazer observações de tudo o que estava programa e foi realizado, ou tenha ficado pendente e/ou não foi realizado em virtude dos mais variados acontecimentos, que podem ter motivados por desmarcações, não comparecimento, necessidades mais urgentes, assuntos não completados, pendências registradas e tudo o que tenha influenciado nas atividades em relação aos compromissos marcados, também devemos marcar o que foi resolvido e dado como concluído, o importante é registrar de forma sucinta os acontecimentos relacionados para se ter uma memória escrita. Este tempo para se registrar os acontecimentos deve ser feito também no final do dia, cumprindo nossa obrigação com o planejamento para que no dia seguinte saibamos o que fizemos, aonde paramos e o que falta fazer em relação ao dia anterior. Por último sempre incluir na nossa agenda as novas atividades que surgem diariamente, são demandas que vão aparecendo mas que devemos sempre programar e criar em um cronograma para serem atendidas, observando a sua criticidade, prioridade e necessidades de serem atendidas, para não nos comprometermos com algo que pode ser feito depois em detrimento de coisas mais necessárias e urgentes ou mais importantes.

A organização do nosso dia de trabalho fará com que tenhamos um roteiro a ser seguido e não fiquemos dispersos e atrapalhados com a enxurrada de compromissos ou tarefas que podem aparecer a cada dia, assim  podemos sempre justificar nossa agenda e nossa programação, senão as coisas podem chegar ao ponto de ficarmos atrapalhados e nos sentir sobrecarregadas de tantas coisas a se fazer e que exigem o nosso envolvimento no trabalho.