Método de trabalho para acompanhamento de uma atividade

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Uma atividade para ser acompanhada requer um controle de status para informar em que situação esta se encontra, quais são suas etapas de desenvolvimento, o seu posicionamento em relação ao que tem que ser feito e falta fazer, bem como um registro de ocorrências em relação ao estado ou status, descrevendo o que ocorreu e como foram realizadas e concluídas cada uma das suas fases ou etapas para o desenvolvimento da atividade. Todo este controle visa não somente informar e registrar os acontecimentos mas também funcionando como um instrumento de cobrança, acompanhamento e impulsionador do desenvolvimento da atividade, ficando o seu registro a cargo de uma pessoa responsável, indicada para a coordenação da atividade, fazendo o registro, a manutenção e a inserção de todas as informações relativas a atividade no controle. O coordenador da atividade deve solicitar que todos os envolvidos façam a inclusão das tarefas respectivas a suas responsabilidades, bem como a descrição da tarefa, as etapas que são necessárias e que estão envolvidas no cumprimento da tarefa, os responsáveis por realizar as tarefas e o status de cada tarefa, permitindo desta forma que se possa fazer o acompanhamento e saber o quanto caminha a atividade e o registro de seu posicionamento, devem incluir um indicador de mensuração de cada tarefa, ou seja, o quanto em percentagem foi feito e falta fazer para o cumprimento de cada tarefa no contexto da atividade em que esta envolvida. Todo este controle deve e pode ser feito via software, permitindo a disponibilização de acesso a todas as áreas e pessoas envolvidas na atividade, possibilitando desta forma o acompanhamento em tempo real do que esta sendo feito ou já foi feito, bem como o que ainda falta fazer para o término da atividade. Neste método de acompanhamento de atividade deve estar inserido um cronograma de reuniões em períodos regulares, bem como espaço para reuniões esporádicas e emergenciais, a fim de, alinhar todas as iniciativas em relação a atividade, relatar ocorrências em relação a problemas e dificuldades, buscar soluções para problemas e dificuldades, encontrar alternativas e novos caminhos para questões dificultosas, e buscar alinhar todos os esforços em torno da atividade, buscando o comprometimento, a motivação e o empenho no desenvolvimento da atividade, sempre coordenado por um pessoa que tem a responsabilidade de organizar, convidar e envolver todos no entorno da atividade, esta pessoa também é responsável por alimentar e registrar o sistema de controle, relatando todos os acontecimentos informados ou tratados nestas reuniões, bem como as decisões tomadas e o que será feito com relação a atividade, por conta do que foi definido em reunião com os participantes.

Este método de trabalho para acompanhamento de uma atividade tem por objetivo não somente controlar mas também manter um ritmo de realizações objetivando sempre obrigar e impulsionar o andamento da atividade, sem que permita ou possibilite paralisações injustificadas, perda ou desperdício de tempo, sem que nada fique sem justificativa, tudo tem que ser registrado para permitir um acompanhamento de todos os passos, buscando alinhar todos os envolvidos com o objetivo da atividade.

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