Administração por Função, por Processo e por Projeto, uma Abordagem Sistemica
A complexidade que tem permeado as grandes organizações empresarias tem obrigado a que estas se submetam a uma miríade de novos paradigmas para que possam serem administradas mais eficazmente, estas novas ideias convergem para buscar solucionar um grande dilema que sempre ronda as grandes organizações, por serem estas grandes, com uma variedade de divisões e especializações, muitas vezes isto torna estas organizações verdadeiros elefantes, pois são grandes e pesadas, tornando os seus movimentos lentos e devagar, isto dificulta muito quando se fala em um mundo mais competitivo, mais dinâmico em que a cada instante novas empresas, novas negócios nascem tendo uma nova proposta, uma nova abordagem visando fundamentalmente abocanhar espaços das grandes corporações, neste sentido, as grandes organizações tem buscado uma nova abordagem administrativa querendo com isto tornar-las mais ágeis, mais flexíveis e adaptáveis as novas mudanças e comportamentos, neste contexto, existem hoje uma variedade de pensamentos que procuram atacar e corrigir diversos problemas nestas organizações, estes pensamentos muitas vezes buscam corrigir um determinado problema e solucionar uma determinada situação, mas não conseguem sozinhas serem a estrela que irá resolver todos os problemas administrativos das grandes organizações empresarias, por isto, talvez uma abordagem mais sistêmica que busque focar o todo, o conjunto e de forma holística, que contemple vários destes pensamentos, que possam ser colocados em práticas várias destas abordagens, tudo dependendo do que se quer resolver, assim um pensamento voltado para se adaptar a um modelo sistêmico que possa englobar todas estas formas de atuar na administração de uma organização, devem ser contemplados e apreciados, um enfoque que vise pegar o melhor de cada pensamento e adaptar de forma que todos possam contribuir para tornar a atividade administrativa mais eficiente, pois quando se quer administrar visando olhar pelo aspecto funcional e departamental essa deve ser a tônica, ou seja, neste trabalho se administra de forma vertical, do topo para a base, através da hierarquia e das especializações em departamentos e funções, setores e áreas, para que se possa ter um controle e manter uma organização interna, isto porque, tornaram e fazem ser as organizações como o próprio nome diz, organizações empresarias, mas também, devem buscar a permeabilidade entre as diversas especializações, as diversas áreas, compreendo os departamentos e setores, as funções e os cargos, as tarefas e a atividade funcional, para isto, para que exista um dinamismo maior, um fluxo maior entre todas estas divisões e especializações, que haja maior interação e envolvimento, estas devem também atender o conceito de administração voltado para processos, em que um processo tem um começo, um meio e um fim, e que todos na organização são coadjuvantes e parceiros, que devem desempenhar seu trabalho para que os processos aconteçam e sejam realizados da melhor forma, do maneira mais eficaz e com rapidez e fluides que a atividade exige, assim as organizações também serão administradas de maneira horizontal, atendo as demandas e necessidades internas buscando ser mais eficientes e dinâmicas, mais ágeis e efetivas no comprimento de sua atividade empresarial, e ainda para completar o ciclo sistêmico devem adotar também a abordagem por projeto, que nada mais é do que buscar organizar internamente todo o desenvolvimento das atividades que envolvam a criação de algo novo, que envolvam uma participação interdepartamental para se obter algum resultado através de um esforço conjunto de diversas áreas de especialização, esta abordagem por projeto deve justamente fazer com que partes diferentes trabalhem juntas quando houver a necessidade de se criar, desenvolver e buscar novas soluções para algo novo e inédito, por isto criam-se projetos, reuni-se equipes, que devem seguir um plano, sendo também reunidas sob a responsabilidade de uma pessoa, que será o condutor do projeto. Neste caso o trâmite interno fica completo para se dar mais dinamismo e tornar mais eficiente a maneira de administrar as grandes organizações, pois se tem um processo administrativo vertical, através da administração por função, um processo administrativo horizontal através da administração por processo e um sistema que não é um núcleo isolado mas sim núcleo dedicado, pois reúne várias pessoas, de várias especializações, que foram deslocadas de diversos departamentos em que desempenhavam cada um uma função, para atender uma demanda da organização, e que devem dedicar-se exclusivamente no projeto ao qual foram alocadas, assim compreendemos que há um sistema todo voltado para atender nas mais variadas frentes que compreende e atende muitas das principais demandas das organizações, que buscam agilidade, flexibilidade e um maior dinamismo interno para poderem se adaptar mais rapidamente as constantes mudanças e conseguir com isto serem mais ágeis, mais proativas e competitivas, não deixando em nada a perder para qualquer nova iniciativa que queira pressionar e conseguir tirar o que já tenha sido conquistado.
Uma abordagem sistêmíca que contemple várias frentes na forma de trabalhar internamente as organizações empresarias, atendendo os mais diversos anseios, seja quanto a hierarquia administrativa, a divisão em departamentos e setores, a especialização em função, mas também o anseio pela complementariedade, na participação, no trabalho em equipe e na permeabilização de conhecimento, de informação e da divisão na tarefa, através da administração por processo, e somando a esta cruzamento de pensamentos e conceitos, que quando implementados tornaram a organização tanto vertical com horizontal voltada a atender as demandas internas, temos a administração por projetos, que atuando de forma isolada mas também integrada é capaz de reunir os esforços de várias áreas, de várias funções para atender as mais variadas demandas relacionadas a se desenvolver novos trabalhos e a criação de coisas novas. As divisões internas em áreas e conhecimentos, em funções e atribuições é o que tornam as organizações empresarias o que são, pois compreendem uma gama de conhecimentos e atribuições que devem esta reunidas para poderem ser mais eficientes e eficazes, mas que estes não se isolem e se tornem feudos de grupos que não compartilham informação, não interagem com as outras áreas, que não trabalhem em conjunto, a fim de tornar a organização um todo organizado, um todo compreendendo vários conjuntos, pois estão unidas sob um mesmo conceito comum que é a organização empresarial, estes devem ser administrados também voltados para os processos internos que são o meio que integrar e interagir com todas as áreas, com todas as funções e com todas as tarefas, devendo cada tarefa, cada função e cada área fazer e cumprir o seu papel neste processo, de forma a que todos saibam o que tem fazer, como fazer e o qual é a importância do seu papel para que o processo interno seja realizado da melhor forma, da melhor maneira e com a resposta mais eficiente, para que os processos sejam cumpridos a atender as demandas e as necessidades da organização interna. Enquanto um processo é algo que pode ser repetido infinitas vezes pois é padronizado, pode ser copiado e replicado, o que geralmente com o término de um processo da inicio a outro processo, pois há um sequência de ações a se cumprir para dar encaminhamento a uma atividade, já em um projeto tudo é bem diferente, pois este geralmente produz algo inédito que não pode ser duplicado, replicado ou copiado, é algo novo, que produz coisas novas, é um método sistemático de se fazer mas com o objetivo de criar novos padrões, novos produtos e gerar ou produzir um resultado ao seu término, pois tem inicio, meio e fim, não podendo ser repetido do mesmo jeito duas vezes, é algo inédito para atender situações novas e problemas novos, tendo que gerar um resultado no final, neste aspecto todo projeto é um trabalho cheio de riscos, de incertezas e de descortinar o desconhecido para produzir algo novo, não podendo ser padronizado quanto ao seu resultado.
A abordagem sistematica na prátia envolve uma série de iniciativas que vislumbrem em atender as demandas internas da organização de forma que satisfaça tanto a administração por função, a administração por processo e a administração por projetos, neste sentido, deve a organização rever seu arranjo interno em termos de estrutura em departamentos, setores, cargos, funções e atribuições para que possa se adequar a um modelo que possibilite e facilite também implementar os demais propostas administrativas, assim, talvez diminuindo os níveis hierarquicos para até no máximo 4 níveis, como também colocando sob a responsabilidade administrativa de uma liderança um número de unidades e setores que possam ser liderados de forma eficiente e eficaz, não sobrecarregando o administrador, também deve se levar em conta o número de pessoas que devem estar sob o comando direto de um liderado, para que este consiga administrar, planejar, organizar, controlar e cumprir com sua incumbência de administrador, fazer de forma equilibrada e condizente com a capacidade de liderar pessoas. A implementação destes ajustes devem atender as necessidades da organização em relação as suas possibilidades, tanto financeiras, estruturais e organizacionais, pois em cada organização existem particularidades, que somente pode ser visto pelos que atuam e planejam a atividade organizacional, mas sempre buscando um valor equilibrado e satisfatório que possa ser absorvido tantos pelos administradores como pelos colaboradores. Em relação a administração por processo, todo um trabalho interno de adaptar a cultura organizacional na forma de olhar a implementação dos processos internos deve antes ser trabalhada, para que a conscientização seja incorporada a cultura organizacional, e que se torne integrante do cotidiano da organização, assim tudo o que se faz, se faz pensando em administrar voltada a processo, pensando sempre em que um processo tem que começar em uma unidade, um departamento ou setor, mas que envolverá e permeabilizará outras unidades, outros departamentos e setores, que todos são parte integrante e devem contribuir da melhor forma para que qualquer processo implementado seja realizado de forma fluída e orgânica, que mesmo alguém lotado em um setor terá total acesso, total liberdade e total abertura para se relacionar com outro setor, a fim que o processo seja processado eficientemente, assim também com os departamentos e demais unidades, pois a organização embora dividida em unidades, tem que ser acessível e se complementar, todos são parte de um todo maior, que devem interagir e trabalhar juntos, visando os resultados da organização, neste sentido um trabalho de comunicação interna que vise integrar deve ser implementado, como deve ser alocados pessoas de diferentes áreas para trabalharem juntas, também devem haver deslocamento de pessoas de diferentes setores ou áreas para ficarem alocadas em outros setores quando estiverem trabalhando em algum projeto, esta mistura, esta integração terá como resultado prático mostrar que a organização é um todo maior do que somente setores ou departamentos, que as pessoas independente de aonde estiverem alocadas tem que se comunicar, tem que interagirem para que o trabalho tenha vazão e fluidez sem amarras e bloqueios, que mesmo alguém estando fora da sua unidade se sinta tão pertencente a organização do que quando esta no seu departamento ou seu setor, não podendo se criar feudos, bloqueios e divisões internas, que dificultem o andamento do trabalho, devendo as divisões serem mais uma questão de organização do que uma estrutura de paredes, divisórias e portas, mas sim um ambiente aberto e transparente a tornar a organização igual para todos em todos os seus setores e departamentos, não havendo distinção de importância e significância interna, mas de igualdade, conjunto e diversidade, que o trabalho é em equipe sempre, mesmo não sendo uma equipe formada e aglutinada para este fim, todos em quanto envolvidos nas suas tarefas e atividades, devem estar conscientes de que trabalhar em equipe é a tônica maior, estando uma pessoa a milhares de quilômetros de distância falando ao telefone com alguém em um setor, ou em uma vídeo conferência ao vivo, mas estando todos distribuídos geograficamente distantes, como também alguém de um setor, de outra área e de uma unidade localizada em outro estado, outra cidade em que a organização tenha filiais, tenha unidades espalhadas, todos devem atender e satisfazer a demandas internas e realizar um trabalho voltado a equipe sempre. Assim terá que ser implementado a administração por processo pois cada interação, cada contato, cada e-mail trocado é parte de um processo de fazer e tornar a organização mais fluída, mais ágil e eficaz. Administrar por projetos completa a abordagem sistêmica neste conceito por que envolve ter também uma prática administrativa voltada em atender o novo ou também o que já existe mas quer estudar e implementar mudanças de uma forma metódica, que tenha prazo para começar e terminar, envolvendo equipes dedicadas a cooperarem e trabalharem juntas alocadas em um projeto, por isto a Administração por projetos é essencial hoje na realidade das organizações, esta tem que desenvolverem projetos que possibilitem a implementação e desenvolvimento de novos produtos, novos serviços e estudos voltados a atender as demandas da organização, neste aspecto, os projetos visam atender as necessidades das organizações quanto ao desenvolvimento de novos produtos, novos sistemas e novas ferramentas de trabalho, incorporando e acrescentando novas tecnologias na atividade da organização, os projetos são então em um primeiro momento uma atividade que tendo estudado a sua viabilidade econômica e financeira, parte para um segundo momento, para se reunir sob o comando de um administrador, alguém que vai gerenciar o projeto, a reunião de um grupo de pessoas, com diferentes conhecimentos, diferentes tarefas e diferentes funções a desempenhar, que quando combinadas e unidas na forma de um núcleo isolado, tem que somar esforços para tornarem o projeto, de um conceito abstrato em algo concreto e real, tendo que fazer isto, dentro de um limite com prazo para acabar e tendo que entregar um resultado como produto final do projeto, um projeto segue uma metodologia que deve gerar um documento como produto, este documento é a descrição de todo o planejamento, de toda a conceituação e da descrição de como foi elaborado o projeto, tendo que descrever todos aspectos da tecnologia empregada, todas as fases de criação e desenvolvimento, e ainda toda forma de implementação do produto que resultará do projeto, um projeto é algo que agrega valor, traga benefícios e produza um produto que seja implementado na organização, é desenvolvido por uma equipe alocada exclusivamente mas que pertencem a diversas unidades departamentais da organização, além de estarem interagindo continuamente com todas as áreas da organização.
Administrar considerando a abordagem sistemica faz com que as organizações modernas e principalmente as grandes organizações possam aproveitar e acatar três modelos de administração de forma a somar todos estes modelos, administração por função, administração por processo e administração por projeto, que a organização implemente os três modelos em paralelo e ao mesmo tempo, convivendo com as três formas de administrar de forma que estes se tornem sistêmicos, originando com isso uma abordagem sistemica de se administrar, fazendo com que estes modelos se somem e possam tornar as organizações mais eficientes, mais eficazes e efetivas como empreendimentos empresarias, pois estas tem que estarem sempre se re-inventando para poderem acompanhar as transformações que vem ocorrendo no universo das organizações, pois cada vez mais, exige-se organizações mais ágeis, mais proativas e dinâmicas para que não fiquem a sombra dos acontecimentos e sejam suprimidas por concorrentes mais atuantes.
Abordagem Sistêmica na Administração
Uma abordagem sistêmíca que contemple várias frentes na forma de trabalhar internamente as organizações empresarias, atendendo os mais diversos anseios, seja quanto a hierarquia administrativa, a divisão em departamentos e setores, a especialização em função, mas também o anseio pela complementariedade, na participação, no trabalho em equipe e na permeabilização de conhecimento, de informação e da divisão na tarefa, através da administração por processo, e somando a esta cruzamento de pensamentos e conceitos, que quando implementados tornaram a organização tanto vertical com horizontal voltada a atender as demandas internas, temos a administração por projetos, que atuando de forma isolada mas também integrada é capaz de reunir os esforços de várias áreas, de várias funções para atender as mais variadas demandas relacionadas a se desenvolver novos trabalhos e a criação de coisas novas. As divisões internas em áreas e conhecimentos, em funções e atribuições é o que tornam as organizações empresarias o que são, pois compreendem uma gama de conhecimentos e atribuições que devem esta reunidas para poderem ser mais eficientes e eficazes, mas que estes não se isolem e se tornem feudos de grupos que não compartilham informação, não interagem com as outras áreas, que não trabalhem em conjunto, a fim de tornar a organização um todo organizado, um todo compreendendo vários conjuntos, pois estão unidas sob um mesmo conceito comum que é a organização empresarial, estes devem ser administrados também voltados para os processos internos que são o meio que integrar e interagir com todas as áreas, com todas as funções e com todas as tarefas, devendo cada tarefa, cada função e cada área fazer e cumprir o seu papel neste processo, de forma a que todos saibam o que tem fazer, como fazer e o qual é a importância do seu papel para que o processo interno seja realizado da melhor forma, da melhor maneira e com a resposta mais eficiente, para que os processos sejam cumpridos a atender as demandas e as necessidades da organização interna. Enquanto um processo é algo que pode ser repetido infinitas vezes pois é padronizado, pode ser copiado e replicado, o que geralmente com o término de um processo da inicio a outro processo, pois há um sequência de ações a se cumprir para dar encaminhamento a uma atividade, já em um projeto tudo é bem diferente, pois este geralmente produz algo inédito que não pode ser duplicado, replicado ou copiado, é algo novo, que produz coisas novas, é um método sistemático de se fazer mas com o objetivo de criar novos padrões, novos produtos e gerar ou produzir um resultado ao seu término, pois tem inicio, meio e fim, não podendo ser repetido do mesmo jeito duas vezes, é algo inédito para atender situações novas e problemas novos, tendo que gerar um resultado no final, neste aspecto todo projeto é um trabalho cheio de riscos, de incertezas e de descortinar o desconhecido para produzir algo novo, não podendo ser padronizado quanto ao seu resultado.
A abordagem sistematica na prátia envolve uma série de iniciativas que vislumbrem em atender as demandas internas da organização de forma que satisfaça tanto a administração por função, a administração por processo e a administração por projetos, neste sentido, deve a organização rever seu arranjo interno em termos de estrutura em departamentos, setores, cargos, funções e atribuições para que possa se adequar a um modelo que possibilite e facilite também implementar os demais propostas administrativas, assim, talvez diminuindo os níveis hierarquicos para até no máximo 4 níveis, como também colocando sob a responsabilidade administrativa de uma liderança um número de unidades e setores que possam ser liderados de forma eficiente e eficaz, não sobrecarregando o administrador, também deve se levar em conta o número de pessoas que devem estar sob o comando direto de um liderado, para que este consiga administrar, planejar, organizar, controlar e cumprir com sua incumbência de administrador, fazer de forma equilibrada e condizente com a capacidade de liderar pessoas. A implementação destes ajustes devem atender as necessidades da organização em relação as suas possibilidades, tanto financeiras, estruturais e organizacionais, pois em cada organização existem particularidades, que somente pode ser visto pelos que atuam e planejam a atividade organizacional, mas sempre buscando um valor equilibrado e satisfatório que possa ser absorvido tantos pelos administradores como pelos colaboradores. Em relação a administração por processo, todo um trabalho interno de adaptar a cultura organizacional na forma de olhar a implementação dos processos internos deve antes ser trabalhada, para que a conscientização seja incorporada a cultura organizacional, e que se torne integrante do cotidiano da organização, assim tudo o que se faz, se faz pensando em administrar voltada a processo, pensando sempre em que um processo tem que começar em uma unidade, um departamento ou setor, mas que envolverá e permeabilizará outras unidades, outros departamentos e setores, que todos são parte integrante e devem contribuir da melhor forma para que qualquer processo implementado seja realizado de forma fluída e orgânica, que mesmo alguém lotado em um setor terá total acesso, total liberdade e total abertura para se relacionar com outro setor, a fim que o processo seja processado eficientemente, assim também com os departamentos e demais unidades, pois a organização embora dividida em unidades, tem que ser acessível e se complementar, todos são parte de um todo maior, que devem interagir e trabalhar juntos, visando os resultados da organização, neste sentido um trabalho de comunicação interna que vise integrar deve ser implementado, como deve ser alocados pessoas de diferentes áreas para trabalharem juntas, também devem haver deslocamento de pessoas de diferentes setores ou áreas para ficarem alocadas em outros setores quando estiverem trabalhando em algum projeto, esta mistura, esta integração terá como resultado prático mostrar que a organização é um todo maior do que somente setores ou departamentos, que as pessoas independente de aonde estiverem alocadas tem que se comunicar, tem que interagirem para que o trabalho tenha vazão e fluidez sem amarras e bloqueios, que mesmo alguém estando fora da sua unidade se sinta tão pertencente a organização do que quando esta no seu departamento ou seu setor, não podendo se criar feudos, bloqueios e divisões internas, que dificultem o andamento do trabalho, devendo as divisões serem mais uma questão de organização do que uma estrutura de paredes, divisórias e portas, mas sim um ambiente aberto e transparente a tornar a organização igual para todos em todos os seus setores e departamentos, não havendo distinção de importância e significância interna, mas de igualdade, conjunto e diversidade, que o trabalho é em equipe sempre, mesmo não sendo uma equipe formada e aglutinada para este fim, todos em quanto envolvidos nas suas tarefas e atividades, devem estar conscientes de que trabalhar em equipe é a tônica maior, estando uma pessoa a milhares de quilômetros de distância falando ao telefone com alguém em um setor, ou em uma vídeo conferência ao vivo, mas estando todos distribuídos geograficamente distantes, como também alguém de um setor, de outra área e de uma unidade localizada em outro estado, outra cidade em que a organização tenha filiais, tenha unidades espalhadas, todos devem atender e satisfazer a demandas internas e realizar um trabalho voltado a equipe sempre. Assim terá que ser implementado a administração por processo pois cada interação, cada contato, cada e-mail trocado é parte de um processo de fazer e tornar a organização mais fluída, mais ágil e eficaz. Administrar por projetos completa a abordagem sistêmica neste conceito por que envolve ter também uma prática administrativa voltada em atender o novo ou também o que já existe mas quer estudar e implementar mudanças de uma forma metódica, que tenha prazo para começar e terminar, envolvendo equipes dedicadas a cooperarem e trabalharem juntas alocadas em um projeto, por isto a Administração por projetos é essencial hoje na realidade das organizações, esta tem que desenvolverem projetos que possibilitem a implementação e desenvolvimento de novos produtos, novos serviços e estudos voltados a atender as demandas da organização, neste aspecto, os projetos visam atender as necessidades das organizações quanto ao desenvolvimento de novos produtos, novos sistemas e novas ferramentas de trabalho, incorporando e acrescentando novas tecnologias na atividade da organização, os projetos são então em um primeiro momento uma atividade que tendo estudado a sua viabilidade econômica e financeira, parte para um segundo momento, para se reunir sob o comando de um administrador, alguém que vai gerenciar o projeto, a reunião de um grupo de pessoas, com diferentes conhecimentos, diferentes tarefas e diferentes funções a desempenhar, que quando combinadas e unidas na forma de um núcleo isolado, tem que somar esforços para tornarem o projeto, de um conceito abstrato em algo concreto e real, tendo que fazer isto, dentro de um limite com prazo para acabar e tendo que entregar um resultado como produto final do projeto, um projeto segue uma metodologia que deve gerar um documento como produto, este documento é a descrição de todo o planejamento, de toda a conceituação e da descrição de como foi elaborado o projeto, tendo que descrever todos aspectos da tecnologia empregada, todas as fases de criação e desenvolvimento, e ainda toda forma de implementação do produto que resultará do projeto, um projeto é algo que agrega valor, traga benefícios e produza um produto que seja implementado na organização, é desenvolvido por uma equipe alocada exclusivamente mas que pertencem a diversas unidades departamentais da organização, além de estarem interagindo continuamente com todas as áreas da organização.
Administrar considerando a abordagem sistemica faz com que as organizações modernas e principalmente as grandes organizações possam aproveitar e acatar três modelos de administração de forma a somar todos estes modelos, administração por função, administração por processo e administração por projeto, que a organização implemente os três modelos em paralelo e ao mesmo tempo, convivendo com as três formas de administrar de forma que estes se tornem sistêmicos, originando com isso uma abordagem sistemica de se administrar, fazendo com que estes modelos se somem e possam tornar as organizações mais eficientes, mais eficazes e efetivas como empreendimentos empresarias, pois estas tem que estarem sempre se re-inventando para poderem acompanhar as transformações que vem ocorrendo no universo das organizações, pois cada vez mais, exige-se organizações mais ágeis, mais proativas e dinâmicas para que não fiquem a sombra dos acontecimentos e sejam suprimidas por concorrentes mais atuantes.
Abordagem Sistêmica na Administração
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