Reunião em Mesa Redonda

Em tempos que muito se discute sobre a liderança participativa e partilhada em que envolve não somente a co-responsabilidade mas também a comunhão de iniciativas e soluções, a partilha de ideias e planos e o engajamento do trabalho em grupo e em equipe para que possa tonar mais eficiente, eficaz e efetivo todo um esforço para tonar as organizações mais ágeis, mais flexíveis, mais dinâmicas e mais pró-ativas, permitindo que todos os membros de um grupo de diretores que são responsáveis por comandar as ações executivas que lhes cabem no contexto de comandar uma organização, neste aspecto devem as reuniões em que todos estes membros do grupo executivo participam e tem que ali compartilhar planos, metas, objetivos, problemas e soluções, em comum acordo e entendimento para que seja a organização eficiente no seu negócio, assim nasce a necessidade da reunião em mesa redonda, em que todos os participantes trazem para a reunião os assuntos já estabelecidos em uma pauta, em que devem seguir uma sequência já organizada e também já preparada antecipadamente, para que tornem estas reuniões bastante objetivas e especificas em cada assunto a ser tratado, tendo um método já estabelecido de como serão desenroladas as discussões em torno de cada assunto e como será dado um veredito ou tomada uma decisão em relação ao que deve se fazer, ao que se deve ser objeto de iniciativas e ações para que tenha efeito a cada decisão tomada, assim os membros da diretoria participantes da reunião, devem opinar, propor, questionar, embasar e expor seus argumentos sobre cada assunto, cada tema levado a discussão, cabendo a todos os executivos quando acharem necessários, levarem para a pauta os assuntos que querem colocar em discussão relativos as suas áreas, que devem envolver cada tema que somente pode ser posto em prática na organização após o conhecimento, a discussão e aprovação da mesa executiva, isto porque, hoje a complexidade dos assuntos e a necessidade de um conhecimento especializado de cada área, exige que cada membro executivo seja além de um especialista na sua área como também possua um bom conhecimento do negócio como um todo para que possa contribuir e participar com o sucesso da organização. 

A reunião em mesa redonda do grupo de executivos de uma organização não elimina a função e o cargo de presidente executivo ou diretor presidente, este sempre será o maior responsável como também o principal executivo da organização, mas como este tem a atribuição de não somente representar, como também ser o porta voz da organização ao mundo exterior, tendo atribuições extras e responsabilidades maiores para a organização, não podendo ser o único e solitário tomador de decisões que envolvem a mesa diretora de uma organização, cabem a todos os membros da mesa diretora executiva de uma organização serem co-responsáveis e co-autores das decisões, devem estes participar ativamente e sendo também os maiores responsáveis pelo sucesso da organização, cabendo o papel decisivo nas questões em que envolvem estabelecer metas, colocar objetivos e decidir caminhos, neste sentido, devem todos os membros da mesa executiva participar ativamente nas decisões relativas aos planos, metas e estratégias da organização como também aos objetivos a serem estabelecidos e alcançados, por isto, é cada vez mais imperativo a participação e o trabalho em grupo, em equipe, em que todos se tornam um só, a fim de tornar a organização mais eficiente, mais democrática, mais transparente, mais dinâmica e melhor, no que tange a ser também mais competitiva no seu negócio, no mercado em que atua, a fim de alavancar melhor o negócio e conseguir crescer diante de uma concorrência mais acirrada e forte.

Os assuntos a serem discutidos em uma mesa redonda devem ser antes de tudo colocados em uma pauta para que antecipadamente todos os membros executivos tenham conhecimento do que será discutido, do que será tratado e qual é o objetivo da reunião, pois estas reuniões pode já estarem pré-estabelecidas e agendas num cronograma fixo, como também podem ocorrer reuniões extraordinárias e urgentes, em virtude dos mais variados acontecimentos, podendo ser solicitada e agendada por qualquer membro do grupo executivo para esta aconteça, mas por conta das reuniões já programadas em períodos constantes, em que podem ocorrer mensalmente em intervalos regulares, estas devem ocorrer já com uma pauta pronta e que seja esta pauta de conhecimento de todos os executivos, permitindo que todos possam não somente se preparar, como também buscar conhecer cada tema de forma mais organizada, assim, todos os temas a serem levados para discussão, devem antes de tudo serem enviados para serem colocados na pauta, contendo não somente o assunto mas também um breve resumo do que se trata, qual é o seu objetivo e o que tem este assunto a ser objeto de esclarecimento, de discussão, de conhecimento e o que tem que ser decidido por conta de iniciativas a serem tomadas relativas a cada assunto ou tema. Os temas específicos e relativos a cada área de especialização devem ser de responsabilidade e iniciativa das suas respectivas áreas, assim como também podem surgir propostas e iniciativas a partir de temas não específicos mas que interferem ou são de incumbência de uma área especifica, como também iniciativas em conjunto sobre decisões envolvendo várias áreas devem ser tomadas, assim como devem e tem que serem trabalhadas e tratadas pelas áreas através de discussões posteriores. Alguma normatização ou um procedimento deve ser colocado em prática no tocante a como será organizado a participação e o envolvimento de todos os membros da mesa executiva em uma reunião em mesa redonda, tal como, uma ordem de participação, um escalonamento de participação, assim como, uma pré-agenda em que quando de posse da pauta dos assuntos a serem tratados e discutidos na reunião, os membros possam inserir antecipadamente a sua participação na discussão de um determinado assunto, podendo participar de todos os assuntos, como também, quando achar não pertinente, não participar de um assunto que acha não ser necessário, pois o principio de tudo é ser também uma método que não atrase, atrapalhe ou mesmo que fique tomando tempo desnecessário com discussões sem fundamento. Esgotado as discussões e tendo havido a participação e o envolvimento de todos na rodada de um assunto, passa-se para a tomada de decisão relativa ao assunto, isto quando houver uma decisão a ser tomada, devendo cada membro votar ou dizer brevemente o quão é favorável ou contra uma determinada decisão ou iniciativa a ser colocada em prática, sendo que a maioria em voto simples, tem ganho na decisão, e isto significa que, mesmo que haja contrariedade, que haja divergências e opiniões contrárias, devem todos acatar a decisão da maioria e seguir fazendo o que se decidiu, não devendo haver sobre qualquer maneira, alguém que não siga o que se decidiu, por pena de haver consequências, e estas estão a cargo do diretor presidente que sempre será o maior responsável pela organização.

Mais e mais as organizações precisam que seus colaboradores se envolvam e participem ativamente do negócio da organização, pois cada vez mais existe a necessidade de que todos sejam co-autores e co-responsáveis pelo sucesso da organização, assim, as organizações estão se tornando mais democráticas, mais abertas e participativas no tocante aos rumos, ao negócio e ao sucesso na sua atividade, devendo haver engajamento e uma efetiva participação do seu quadro de colaboradores, neste sentido, os executivos tem a missão e a tarefa de tornar a organização mais colaborativa, mais cooperativa no que tange a inserir seus colaboradores na atividade a que estes tem a cumprir e realizar no tocante a função que cada um exerce no universo organizacional, desta forma, o trabalho em equipe, o envolvimento e a participação tem que primeiro ocorrer no topo da pirâmide para depois ser disseminado na sua base e na estrutura hierárquica da organização, sendo este o motor de força para impulsionar o desenvolvimento e o sucesso da organização, pois é através de atitudes exemplares de seus lideres é que tornaram a organização mais eficiente, eficaz e melhor, tornando a organização um melhor local para se trabalhar.

O papel do diretor-presidente nas reuniões em mesa redonda é de ser o principal responsável para que sejam seguidos os valores da organização, bem como a missão e a visão declaradas para a organização, tem o presidente a incumbência de que não sejam tomadas decisões que afetem estes pilares organizacionais, pois isto esta no alicerce e fundamento da organização, que não podem ser infringidos ou desrespeitados, por isto cabe ao diretor-presidente, sempre que alguma decisão não se enquadre dentro destes pilares, agir em prol da organização e interferir, impedindo e mesmo barrando decisões que não estejam se enquadrando nos pilares organizacionais, que são fundamentalmente a missão, visão e os valores declarados, assim como, também deve ser seguido e respeitado as recomendações, orientações e diretrizes impostas pelo conselho de administração da organização, no que tange ao direcionamento e encaminhamento do seus negócios, a fim de que a governança corporativa, que é exercida pelo conselho, sejam compridas, seguidas e respeitadas, tendo o presidente, no papel de diretor-presidente, interferir e mesmo impedir que decisões sejam tomadas fora do âmbito daquilo que foi decidido pelo conselho organizacional, que através da governança corporativa, esta defendendo os direitos dos acionistas, da comunidade, dos clientes e de toda a sociedade envolvida no âmbito da organização.