Sistemas de Comunicação Interno - Organização Bem Informada

O sucesso de uma organização depende de um eficiente sistema de comunicação interna, ao qual, seu principal propósito é comunicar e possibilitar a comunicação, ou seja, que a informação, a mensagem e o conteúdo na comunicação, possam transitar entre a origem e o destino(emissor e receptor), fazendo acontecer a comunicação, para que seja possível emitir, disseminar e alcançar o seu propósito, bem como, que mensageiro, mensagem e interlocutor , possam estar em contado para que a comunicação aconteça, seja enviando, recebendo e retransmitindo a informação, trabalhando para que a comunicação seja aconteça, a quem interessa e precisa ser comunicado, cumprindo com seu papel e sua missão, na sua função de comunicador, cujos receptores, ouvintes e endereçados, recebam, compreendam e assimilem o que lhes é comunicado, informado e avisado, bem como, que seja possível a via de mão dupla, pois toda mensagem que vai, tem que receber a confirmação de que chegou, de que foi entendida, de que foi propagada, ou quando não, que haja um retorno por meio de um feedback, em resposta a comunicação, a mensagem e o conteúdo transmitido, cujo diálogo tem que haver, para que, a informação não fique deturbada, fragmentada e mal entendida ou mal compreendida. 

Um sistema único e centralizado, que seja administrado e controlado por comunicadores, ao qual, devem formatar, preparar e endereçar a comunicação, a quem de interesse for, ao qual, deve fazer parte de um arcabouço interno de comunicação, cuja finalidade e objetivo, é centralizar todas as informações de ordem funcional, quanto a atividade e negócio da organização, visando oferecer uma ferramenta que esteja ao alcance de todos, mesmo que a informação seja direcionada especificamente, no que concerne aos trabalhos oficiais na organização, bem como, tudo o que estiver relacionado com os negócios da organização, ao qual, deve ter como propósito levar ao conhecimento, para que seja assimilado, entendido e compreendido, a quem precisa e necessita fazer uso da informação. Uma ferramenta oficial, tal como, um diário de informações, deve estar acessível a todos na organização, para que estes possam receber a informação, mas além disso, que todos possam receber a informação que lhes são pertinentes, com maior ênfase, quando esta estiver diretamente relacionada com sua atividade e função, na organização.

Outro sistema de comunicação deve existir no que se refere a informações não oficiais, mas que sejam, de interesse e relevância, para conhecimento da organização, que possam impactar nas atividades e negócios da organização, cuja consequência e desdobramento, bem como, situação e condição implicadas, podem influenciar e afligir nos negócios e atividades da organização, além de ser um canal de divulgação de informações relacionados aos acontecimentos e desdobramentos destes acontecimentos, envolvendo situações ocorridas no mundo externo, que podem invariavelmente atingir ou interessar a organização, no que concerne ao seu ramo, atividade e negócio, além de oferecer um ambiente para disseminação de informações de toda ordem que interessam e possam favorecer os negócios e atividade organizacional.

Fora estes dois grandes sistemas de comunicação internos, existe ainda um sistema de comunicação voltado para o público externo, que envolve informações relacionadas a organização, no que concerne ao seu negócio, atividade, mercado e clientes, cujos mesmos possam ter interesse na organização, em relação a tudo o que envolve a organização, bem como, a comunidade em geral, que queira se informar, conhecer e entender a organização, a fim de que, a organização transpareça no que faz, e o que esta acontecendo dentro e externamente, em relação a atividade organizacional, que vise informar e comunicar, para que a organização não deixe de informar e esclarecer, no que cabe ao seu papel como ente organizacional, a quem de interesse for, em relação ao que pode e deve ser divulgado.

O aspecto comunicação envolve um amplo e variado arcabouço de meios, canais, formas, formatos, padrões, estilos, métodos e equipamentos, ao qual visa tornar a comunicação acessível e facilitadora, de forma que, a organização fará distinção quanto a estes dois conjuntos de comunicação, que envolverá o conjunto interno, no que concerne a comunicação interna, entre suas áreas, funções e especializações, bem como, a conjunto externo, quanto a comunicação voltada para o público externo, cujos clientes, parceiros, fornecedores, prestadores de serviços e a comunidade em geral, queiram ter conhecimento e  acesso a organização, ao qual, serão disponibilizados canais e meios, que podem serem utilizados para se comunicar, além de estabelecer os métodos, formas, formatos, padrões, estilos e equipamentos, que poderão ser utilizados no processo de comunicação, que envolvera toda uma área especializada em cuidar da comunicação, bem como, a administração, controle, monitoramento e fiscalização da comunicação, no que se refere ao seu direcionamento para o público interno ou externo, cuja mesma estará sujeita a avaliação dos clientes, tanto internos como externos, assim como, todas as áreas da organização, visando ser uma organização voltada para seus clientes, buscando sempre atender e satisfazer com primazia as necessidades destes, em relação as suas demandas em informação e comunicação, relacionadas com a organização.

No que concerne a administração e gestão da comunicação estas precisam serem trabalhadas de forma distintas, em duas frentes, pois com a administração se quer tornar a comunicação possível, e tudo o que deve ser comunicado, ou seja, o que a organização deve e tem que comunicar, seguindo e respeitando sua missão, visão, valores e filosofia de trabalho, além das diretrizes que envolvem a área da comunicação, que deve zelar pela boa prática da comunicação, para que esta seja democrática, livre e transparente, seguindo métodos, padrões e formatos, que melhor se adequem aos meios e estilos de comunicação, envolvendo não só as ferramentas tradicionais, como também, as redes sociais; ao qual, é possível se informar e se comunicar com a organização. Já no que diz respeito a gestão, isto envolve os controles, bem como, os aspectos relacionados com o conteúdo, para que a organização não infrinja e transgrida qualquer lei, norma, regra e procedimento de comunicação, quanto ao conteúdo, além de manter dados estatísticos, que permitam aperfeiçoar e melhorar a comunicação em todas as frentes de trabalho, no que concerne e é de responsabilidade da área de comunicação.