Racionalização, Controle e Redução de Gastos

Em tempos de vacas magras e atividade econômica fraca, pelo qual os negócios estão em pele e osso, em que, nem uma enxurrada de ofertas e promoções dão conta de aquecer os negócios e dar algum alento ao marasmo em que estão as receitas, não há outra coisa a fazer, senão buscar pela racionalização e um melhor controle dos gastos, bem como, reduzir os gastos, haja vista que não esta se conseguindo obter receita para fazer frente as despesas, e por isto, é preciso tomar uma frente em iniciativa que vise eliminar desperdícios, economizar nas despesas,  diminuir os gastos, e impor um regime de contenção, para que se possa suportar e passar por esta fase mórbida ao qual andam os negócios. A atividade econômica é impulsionada muito pela capacidade de gerar receita, em decorrência de um mercado aquecido e em crescimento, mas quando não esta o mercado propenso a favorecer os negócios, muito em função da inépcia da economia doméstica que por causas diversas, se resguarda e se protege para não ficar a deriva dos acontecimentos e desdobramentos econômicos vigentes, muito em causa da administração pública que foi ineficiente, em razão de uma dívida pública elevada, ou porquê, a política doméstica esta bagunçada, ou ainda por questões da economia externa, que tem impactado negativamente na economia local, incorrendo da desaceleração da atividade econômica e até na sua retração, pelo qual os investimentos são deixados para tempos de melhor otimismo, e por isto, todos se sentem meio precavidos e cautelosos em gastar, o que acaba por influenciar os negócios que passam a andar de lado, ou até para trás, e é neste cenário que a racionalização dos gastos entra em campo, para que sejam utilizados controles mais severos e rígidos nos gastos, bem como, a busca por redução substancial nos gastos, para fazer frente as receitas, já que sem receita, não se pode também gastar.

A racionalização visa tão somente saber no que esta se gastando e quanto esta se gastando, de forma a identificar e avaliar bem estes gastos, a fim de conhecer bem a relação custo x benefício dos gastos, ou seja, se faz uma avaliação pormenorizada da qualidade dos gastos, para bem conhecer cada gasto, e assim, poder identificar gastos excessivos em coisas onerosas que não surtem o efeito ou tenham uma função prática em atender e satisfazer a organização no que esta precisa e necessita em termos de gastar com eficiência, enquanto que o controle pode ser aplicado em dois níveis, ao qual se tem um nível de controle mais frouxo ou menso rigoroso, permitindo que se façam gastos em produtos e serviços, que ofereçam e satisfaçam os requisitos exigidos em qualidade pela organização, e que por apresentarem certas características, estes são adquiridos e comprados, incorrendo em gastos que tem por objetivo atender e satisfazer a organização, mas que não são avaliados em quanto bem esta se gastando em termos do que se é aproveitado, levando em consideração sua vida útil máxima e seu potencial de favorecer a organização ao máximo, já em um nível de controle mais rigoroso e rígido, é exigido que se justifique cada gasto em termos de custo x benefício, que revele a maximização do gasto no aproveitamento para ser realizado, ao qual se justifique o gasto e o quanto bem este gasto esta favorecendo a organização, em termos de aproveitamento e utilização, seja de um produto, seja de um serviço, para que a despesa tenha por garantir que se esta gastando visando atender a um rigoroso controle de gastos. E quando se fala em redução de gastos, isto quer dizer cortar despesas, diminuir custos, minimizar os gastos, no que é essencialmente e necessariamente feito para atender e satisfazer a organização, em relação a sua manutenção, tendo como objetivo gastar somente o mínimo e necessário, sem que isto implique na paralisação das atividades da organização, e o que se quer, é condizer os gastos com os ganhos, em que se diminui os gastos para estarem a par dos ganhos obtidos, cujas receitas tem diminuído e reduzidas por conta de uma atividade econômica fraca, ou que os negócios estejam em declínio, em paridade com um mercado diminuto, por isto, se tem que reduzir os gastos ao nível que se possa conservar a atividade da organização.

O controle de gastos deve sempre existir a fim de buscar pela otimização dos gastos, bem como sua racionalização, isto porque estamos falando de uma organização empresarial cujo o objetivo é ser eficiente, eficaz e efetiva na sua atividade e negócio, fazendo bom uso dos recursos que dispõem e mantém, mas além disso, deve adotar práticas e ter procedimentos, visando sempre pelo bom uso e aproveitamento dos recursos, de forma a fazer bom aproveitamento destes quanto a sua finalidade, mas isto não quer dizer que investimentos não sejam necessários, que melhorar as condições e proporcionar melhores condições, tanto a nível de organização, que precisa estar em voga com as novas tendências e práticas de negócios, para oferecer a seus clientes, um tratamento a altura de sua proposta de negócio, bem como, a seus colaboradores, uma estrutura condizente com os objetivos e propostas que o negócio e atividade da organização exigem, por isto, gastos devem sempre serem efetuados visando melhor aparelhamento e instrumentalização da organização, com vistas a poder oferecer recursos em estrutura, operação e tecnológicos que proporcionem a organização, estar sempre viva na operacionalização do seu negócio, sendo inovadora e bem como, ter condições para que esta esteja sempre ativa no mercado para que seus clientes percebam e reconheçam isto, e por isto, gastos sempre serão necessários, desde que atentam para um controle condizente com a capacidade de a organização desenvolver e manter seu negócio e atividade.


Categorização dos Gastos

• Impostos e Taxas: Obrigações ao qual a organização não pode se omitir quanto ao seu pagamento, mas que podem serem pagos em conformidade com as condições da organização, ou pagando à vista para se obter o desconto que geralmente  é concedido ao IPTU, ou parcelando, para diluir o custo deste imposto, como também escolher e definir a melhor data para pagamento das taxas, que sejam condizentes com a capacidade da organização em manter um efetivo controle seus gastos, por isto, utilizar critérios e escolher a melhor opção em como pagar e fazer os desembolsos referente a estes custos, no tocante a diminuição destes custos, no que se refere a luz, água, gás, telefone e outras taxas de consumo, para fazer uso racional e inteligente destes recursos, visando economizar seu uso, para que a conta seja diminuída e que os gastos sejam mais bem controlados, visando ao máximo a racionalização destas despesas.
• Manutenção e Conservação: A manutenção e conservação de qualquer estabelecimento é crucial para o anseio, a limpeza, a higienização e a manutenção de sua aparência física, e isto em qualquer organização, cujos gastos são imperativos, mas que podem serem pensados e planejados em como fazer e realizar estes gastos, envolvendo a relação sobre quais são os produtos que vai se utilizar, para que sejam planejados estes gastos e sejam comprados em grandes quantidades, de forma que se obtenha descontos, bem como, que a escolha envolva produtos de limpeza e higienização que atendam e satisfação as necessidades de conservação e limpeza com maior praticidade e durabilidade na sua aplicação, além de escolha de produtos de qualidade condizente com o preço a ser gasto, já em relação ao serviços prestados, estes devem serem orientados e acompanhados, para que seja um serviço realizado com qualidade e que seja feito da melhor forma e da maneira mais correta.
• Consertos e Reformas: As instalações muita vezes precisam passar por reparos, para que os danos e os estragos, causados em função do desgaste, do uso e do tempo, sejam reparados, de forma que tudo continue funcionando e atendendo ao fim que se destinam, bem como, reformas visando melhorar o ambiente, adaptar o ambiente, e mudar o ambiente para que se possa continuar oferendo sempre a melhor condição para que os clientes gostem e se sintam bem, como também, que os colaboradores trabalhem com empenho e dedicação, além de questões de segurança, que precisam sempre serem levadas em consideração, e por isto, estes serviços devem serem contratados em função de orçamentos que os prestadores de serviços fornecem, ao qual, podem serem negociados preços condizentes com o serviço que se espera, em relação a qualidade desejada, de forma que o gasto sempre seja praticado visando a maximização dos recursos e melhor aproveitamento destes recursos, na busca do melhor serviço de conserto e reforma.
• Moveis, máquinas e equipamentos: Comprar moveis, máquinas e equipamentos exige planejamento e organização, tendo como objetivo escolher o melhor e o mais adaptável móvel para a necessidade a ser atendida, bem como, para o objetivo e propósito a que se destinam, por isto, um criterioso processo de levantamento, análise e prospecção deve ser feito, e com isto, definir bem o que se quer, elencando os requisitos que instruam na hora de escolher e decidir pelo que comprar, e assim, fazer comparação de preços e análise do material, quanto a qualidade oferecida, seja para um móvel, seja para uma máquina ou equipamento, que devem preencher os requisitos de funcionalidade e operabilidade, que sejam condicionados a sua aplicabilidade no que se deseja, bem como, atendam e satisfaçam requisitos de ergonomia, para o bem da saúde dos colaboradores e de todos que irão operar e manusear estas máquinas e equipamentos, além de um rigoroso processo de seleção envolvendo a questão de segurança, de forma que não se compre nada que possa oferecer algum perigo as pessoas, já que se busca utilizar e empregar os recursos para aquisição destes equipamentos, bem como, móveis e máquinas, de forma otimizada e racional, além de definir e escolher pelo que atente para os requisitos que satisfação a organização em termos de custo x benefício, bem como, em relação ao seu acabamento estético e operacional, envolvendo também aspectos norteadores em relação as mais modernas tendências a respeito deste tipo de compra.
• Computadores, Softwares e Rede de Computadores: Os computadores no trabalho são essenciais e ninguém mais hoje em dia trabalha sem um computador, e por isto, as especificações devem serem levantadas a fim de atender e satisfazer a necessidade demandada, em relação ao capacidade de processamento, ao fim que vai ser utilizado e empregado, por isto, os levantamentos sobre quais computadores comprar, de qual marca, e qual a capacidade requerida em termos de processamento, sistema operacional, softwares, monitor, teclado, mouse etc... devem serem bem especificas em relação aos benefícios que se quer alcançar, e que se faça e peça, orçamentos das mais diversas marcas, quando a compra envolver grandes quantidades, de forma a obter descontos e conseguir vantagens que atendam e satisfaçam a organização, mas que tudo esteja dentro dos padrões exigidos quanto a qualidade e operacionalidade relativa aos computadores. Os softwares devem serem adquiridos para finalidades e fins específicos que venham ao encontro das tarefas e atividades ao qual serão empregados, e para isto, uma análise dos recursos oferecidos, bem como, a sua operacionalidade em atender e satisfazer as necessidades da organização, devem serem satisfeitas, e no tocante a rede de computadores, ao qual os computadores são conectados e ligados em rede, visando compartilhamento de recursos e funcionalidades, estas tem que abranger os equipamentos necessários, bem como os software que gerenciam toda a rede, envolvendo switches, roteadores e nobreak, que conseguem otimizar toda a operacionalização da rede interna de computadores.
• Fornecedores e Prestadores de Serviços: Ter um cadastro de fornecedores e prestadores de serviços é essencial para que se possa firmar parcerias com estas empresas, com o intuído de estreitar laços e fortalecer as relações, ao qual se firmam parcerias visando benefício mútuo, tanto para a organização, como para estas empresas, que fazem acordos e negociam preços e a melhor forma de se auto-beneficiarem, seja com a organização, seja com os parceiros e prestadores de serviços, de forma que todos saiam ganhando, ao qual estes se comunicam e trocam informações visando fornecer os produtos que a organização precisa e necessita, bem como, prestar o melhor serviço, em atendimento as exigências e necessidades da organização, e para isto, estes estão sempre buscando em como um satisfazer o outro, ao qual a organização precisa que seus parceiros sejam cúmplices na sua atividade, visando a qualidade dos produtos e serviços para a satisfação dos seus clientes, e com isto, manter uma relação profícua e duradoura para que seja bom para todos.
• Materiais e instrumentos de Trabalho: Materiais de trabalho são imperativos para o bom desenvolvimento dos trabalhos, ao qual dependem que estejam sempre disponíveis e prontos para as necessidades a que se aplicam, mas é preciso ter critérios e fazer escolhas entre os diversos tipos e opções disponíveis, o que envolve a definição de uma lista sobre quais são os materiais que são parte do roll de opções a serem compradas pela organização, que deve compra-los em quantidade suficiente para um período que seja condizente com a atividade da organização, de forma que não faltem e não sobrem materiais, que quando comprados em excesso ou em menor quantidade, podem exigir compras extras ou ficarem sobrando, implicando na falta destes ou inaproveitamento, ao terem seu prazo de validade estourado, por isto, deve haver critérios nas compras e na seleção dos materiais, que devem satisfazer requisitos de qualidade e finalidade, para que atendam as necessidades da organização.
• Recursos Humanos: Gastos com recursos humanos são um componente expressivo de todos os gastos que uma organização faz, que imperativamente em função da competição existente, em relação a capacidade de enfrentar a concorrência, da motivação interna, da média salarial praticada no mercado comparativamente a funções similares e, em consequência da atividade econômica, são gastos com pagamentos em salários e benefícios aos colaboradores, de forma que a organização consiga desenvolver o seu negócio com eficiência e eficácia, a fim de manter, enfrentar e superar seus concorrentes e prosperar na sua atividade de negócio. A racionalização se faz no bom emprego e uso do gasto, seja na contratação dos melhores profissionais, seja no treinamento e preparação de seus colaboradores, e quando for preciso, na conservação dos profissionais, para quando as coisas voltarem a normalidade, cujas crises tiverem sido superadas, mas que se exigirá mais empenho e dedicação de seus colaboradores, e tendo como consequência a paralisação de qualquer contratação, já que não se tem condições de ativar o negócio, em função da crise enfrentada. O controle sobre os recursos humanos é aplicado a nível de atividade e função, envolvendo a avaliação de desempenho, a produtividade interna, e o nível de colaboração e cooperação interna.
• Instalações hidráulicas, elétricas, cabeamento estruturado e o gasto em seguros: As instalações elétricas, hidráulicas e cabeamento estruturado, tem haver muito com a segurança oferecida pelo estabelecimento em relação ao risco que este oferece relativo a incêndio e outras incidências, bem como, a uma estrutura em condições de suportar a atividade do negócio da organização, ao qual depende de que estas instalações sejam adequadas e condizentes com a proposta de negócio que se quer, por isto, estes gastos não podem serem negligenciados, já que se houver a incidência de algum risco, os custos podem serem muito maiores, bem como, as despesas com seguros, que cobram um valor maior para assegurar um estabelecimento que ofereça um maior risco de qualquer incidência de acontecimento.
• Associações de classe, contribuições e doações: Os gastos com associações de classe e contribuições que se faça, à sindicatos e órgãos da sociedade civil organizada, visa tão somente participar ativamente desta sociedade, em que estes órgãos são organizados para defender os interesses da organização, e juntos poderem representar seus interesses frente as mais diversas instituições públicas existentes para que se propicie condições para que os negócios sejam operados em livre mercado, sem que se crie reservas de mercado ou que exista qualquer outro bloqueio e impedimento ao desenvolvimento da sua atividade e negócio, e por isto, são gastos que se fazem para haver representação, bem como, participação na sociedade civil organizada, e as doações a entidades de classe, são necessários, e qualquer gasto, depende muito de qual entidade a organização esta ligada, e para qual finalidade se faz qualquer contribuição e doação, mas que devem sempre serem feitas com muito critério e objetivo.
• Despesas emergenciais: Despesas emergenciais sempre existirão para atender necessidades não previstas e acontecimentos inesperados, que envolvam gastos extras ao que se tem como planejado e orçado, por isto, um caixa com uma reserva deve sempre ser previsto e mantido, mas que somente podem serem gastos quando bem justificados, e que sejam feitos com critérios e ponderação, sem ao qual, pode ser um recurso jogado pelo ralo, então qualquer despesa emergencial tem que ser muito bem justificada, para não haver desperdícios de recursos da organização.
• Investimentos com Grandes Desembolsos em Gastos: Gastos envolvendo valores expressivos se caracterizam como investimentos, que por envolverem desembolsos grandes, para atender as necessidades da organização, em prover e melhorar sua atividade, que visam notadamente proporcionar condições para melhorar o desempenho da sua atividade, bem como, suportar o crescimento e expansão da atividade negocial da organização, ao qual precisam serem planejados para que sejam feitos de forma racional e eficiente, o que envolve todo um tramite burocrático que aprove estes gastos, após serem avaliados todos os aspectos que norteiam este tipo de gasto, tendo como efeito o bom aproveitamento do investimento, que além de ter sua relação custo x benefício bem detalhada e elencada, este tem que ser demonstrado quanto a sua viabilidade financeira no tocante a recuperação deste investimento ao longo do tempo, bem como, o bom aproveitamento e uso do investimento, para que não se faça nada sem que justifique bem sua aplicação, no que se refere aos valores a serem desembolsados, por isto, estes investimentos são planejados com cuidado e orçados antecipadamente, recebendo atenção especial no planejamento orçamentário da organização.