Administração por Segmentação em Áreas e Instanciamento em Fases
Administrar envolve uma série de atribuições e tarefas que se não forem organizadas, separadas, elencadas e divididas em partes e numa sequência, se poderá ter muita dificuldade para conseguir êxito e obter os resultados desejados, por isto, para haver eficiência administrativa deve todo administrador segmentar as diversas atribuições relacionadas as tarefas e as atividades para cada área da divisão de uma organização, assim como, também terá que ser planejada em instancias com fases, para todas os temas a serem abordados, envolvendo propostas, objetivos e metas que serão estabelecidos para cada área da organização. A segmentação envolve reunir todas as incumbências, atividades, metas e objetivos relacionados a uma área, bem como, proceder desta maneira para todas as áreas da organização, em um mesmo nível hierárquico, para que sejam tratados os assuntos pertinentes e exclusivos relativos a esta ou aquela área, por isto, estes assuntos devem serem segmentados, encapsulados e direcionados exclusivamente para área em questão, de forma a lidar e tratar com cada área de forma particular e exclusiva, e, entenda aqui área como sendo uma divisão especializada da organização, que neste contexto, pode se ter à área de Recursos Humanos, à área de Finanças, à área de Operações, à área de TI, à área de Marketing e assim todas às áreas de especialização da divisão organizacional.
Com a segmentação devemos querer reunir todos os assuntos a serem tratados por área individualmente, assim como, estabelecer metas e objetivos, definir os resultados relativos a cada área e estar bem informado sobre cada área de forma compartimentada, ou seja, segmentada, mas não basta somente segmentar, é preciso também planejar em instancias, organizando em fases os assuntos a serem tratados, pois quando se esta falando de traçar metas, negociar objetivos e planejar em passos em tudo o que se pretende realizar, isto tudo tem que ser planejado, organizado e distribuído, mas isto tudo, dentro de critérios que enfatize prioridades, de forma que cada instância seja definida pela prioridade que tem sobre a outra instancia, para que não busquemos fazer tudo e de tudo, numa só vez, sendo que cada fase instanciada, pode ser definida além de um critério que envolva sua prioridade, assim como, importância e criticidade aos negócios da organização, que por isto, demandaram mais tempo, e precisam serem melhor dirimidos e discutidos, a fim de que, os assuntos que no momento não são tão urgentes, possam em outra oportunidade, assumirem uma posição de maior atenção, bem como, subirem de nível quando nos referimos a instanciar as fases destes encontros, envolvendo este tipo de administração, pois é preciso dar tempo para que as metas e os objetivos sejam pensados, planejados e postos em ação, para depois podermos buscar traçar novos objetivos e novas metas, num processo bem planejado e orientado, e é assim, que isto deve ser feito, até que o assunto, a nível de uma instância, tenha sua fase esgotada, no que diz respeito, a encerramento da discussão, bem como, termino dos trabalhos relativos aquele tema ou assunto.
Com a segmentação devemos querer reunir todos os assuntos a serem tratados por área individualmente, assim como, estabelecer metas e objetivos, definir os resultados relativos a cada área e estar bem informado sobre cada área de forma compartimentada, ou seja, segmentada, mas não basta somente segmentar, é preciso também planejar em instancias, organizando em fases os assuntos a serem tratados, pois quando se esta falando de traçar metas, negociar objetivos e planejar em passos em tudo o que se pretende realizar, isto tudo tem que ser planejado, organizado e distribuído, mas isto tudo, dentro de critérios que enfatize prioridades, de forma que cada instância seja definida pela prioridade que tem sobre a outra instancia, para que não busquemos fazer tudo e de tudo, numa só vez, sendo que cada fase instanciada, pode ser definida além de um critério que envolva sua prioridade, assim como, importância e criticidade aos negócios da organização, que por isto, demandaram mais tempo, e precisam serem melhor dirimidos e discutidos, a fim de que, os assuntos que no momento não são tão urgentes, possam em outra oportunidade, assumirem uma posição de maior atenção, bem como, subirem de nível quando nos referimos a instanciar as fases destes encontros, envolvendo este tipo de administração, pois é preciso dar tempo para que as metas e os objetivos sejam pensados, planejados e postos em ação, para depois podermos buscar traçar novos objetivos e novas metas, num processo bem planejado e orientado, e é assim, que isto deve ser feito, até que o assunto, a nível de uma instância, tenha sua fase esgotada, no que diz respeito, a encerramento da discussão, bem como, termino dos trabalhos relativos aquele tema ou assunto.
Uma matriz deve ser construída com o propósito relacionar as colunas com ás áreas de especialização da organização, de modo que, cada coluna represente uma área, para que se possa organizar todos os assuntos relativos a esta ou aquela área, de maneira segmentada, e com isto, podermos colocar dentro de cada célula da matriz o encapsulamento dos assuntos pertinentes da respectiva área, envolvendo a subdivisão por assuntos, como objetivos, metas, pendências, incumbências, orientações, posicionamentos, esclarecimentos, resultados, novos planos e novos projetos, de modo que, para cada área existirá uma célula em que devem ser tratados estes assuntos, que é a segmentação, mas assim como existe esta separação, divisão e tratamento exclusivo, também devemos pensar em instâncias, pois numa instância é representada por uma fase da administração, ao qual, serão tratados de alguns planos, de alguns objetivos e de algumas metas, como também, serão prestados contas sobre assuntos pendentes e novos assuntos, isto porque, estes são mais prioritários em relação a outros temas e assuntos, para que em outra instância, correspondente a outra fase, seja reservado para se discutir outros planos, outros objetivos e outras metas, e assim sejam tratados em função da prioridade que exercem sobre atividades posteriores, como também haverá oportunidade para mais prestação de contas, envelopada na forma de uma célula, para outras fases distintas, de forma que tudo isto, se encaixe na forma de instância, a fim de quebrar a complexidade, dividir a carga de trabalho, para organizar o trabalho e planejar a administração nas mais diversas áreas da organização.
As Instancias são representadas por linhas da mátris que correspondem a cada fase existente na segmentação por áreas, e para cada célula da mátris, relacionada a coluna, a qual é feita a segmentação por área, e assim, para cada nova fase, que é determinada pelas discussões de um determinado tema, que a medida que tudo deixe de ficar pendente, e for sendo terminado, resolvido e encerrado, deixa de ser uma fase, e sempre uma fase se refere a uma nova instância de administração neste modelo, sendo que esta divisão é derivada de um conceito básico, devendo haver uma divisão maior no interior de cada célula, aonde os itens devem ser colocados na forma de assuntos sequenciais, podendo e dependendo da extensão do assunto, este estar ligado a uma outra mátris especifica pertinente e relativa ao assunto, em que novamente haverá necessidade de mais detalhamento, aos quais serão agrupadas por temas, sendo que cada tema é descrito em sua própria célula. A primeira linha da mátris é tratada como primeira instancia, que esta ligado a primeira fase, envolvendo o que é mais prioritário, a segunda linha é dita como a segunda instância, que assim é tratada, por não ser tão importante e prioritário quanto ao assunto anterior, e assim sucessivamente, havendo tantas instâncias quanto forem necessárias para serem abordas pelas fases que se definiu para aquela área, relativo aquele assunto ou tema de discussão.
Este modelo de administrar poderá ser aplicado envolvendo um encontro específico com o responsável, ou responsáveis pela área, e devem ser realizadas mensalmente, ou seja, haverá um encontro mensal especifico, segmentado por área, tratando dos temas referentes a cada instância, em observação a um planejamento geral para toda a organização.
A segmentação envolve todas as áreas e terá a mesma organização, envolvendo o mesmo critério de planejamento geral, em que é subdividido em instâncias, neste caso, as instâncias se referem a área da organização ao qual estas se relacionam, e que dizem respeito as metas para a área e a organização, envolvendo os objetivos gerais da organização, como também o que deve ser esclarecido, o que há de pendência e quais são as ponderações em um contexto abrangente para a organização, estes temas e assuntos, são discutidos em uma reunião mensal com toda a equipe responsável pelas áreas da organização, em que as orientações quanto aos rumos, quanto ao direcionamento, quanto a que deve ser buscado para cada fase, diante do planejamento estabelecido, ao qual serão discutidos, argumentados e esclarecidos, até que se chegue a um denominador comum e aceito.O planejamento geral tem que oferecer uma visão geral e abrangente da organização, enquanto que o planejamento particionado, tem que oferecer a visão especifica e compartimentada de cada área especializada da organização.
As Instancias são representadas por linhas da mátris que correspondem a cada fase existente na segmentação por áreas, e para cada célula da mátris, relacionada a coluna, a qual é feita a segmentação por área, e assim, para cada nova fase, que é determinada pelas discussões de um determinado tema, que a medida que tudo deixe de ficar pendente, e for sendo terminado, resolvido e encerrado, deixa de ser uma fase, e sempre uma fase se refere a uma nova instância de administração neste modelo, sendo que esta divisão é derivada de um conceito básico, devendo haver uma divisão maior no interior de cada célula, aonde os itens devem ser colocados na forma de assuntos sequenciais, podendo e dependendo da extensão do assunto, este estar ligado a uma outra mátris especifica pertinente e relativa ao assunto, em que novamente haverá necessidade de mais detalhamento, aos quais serão agrupadas por temas, sendo que cada tema é descrito em sua própria célula. A primeira linha da mátris é tratada como primeira instancia, que esta ligado a primeira fase, envolvendo o que é mais prioritário, a segunda linha é dita como a segunda instância, que assim é tratada, por não ser tão importante e prioritário quanto ao assunto anterior, e assim sucessivamente, havendo tantas instâncias quanto forem necessárias para serem abordas pelas fases que se definiu para aquela área, relativo aquele assunto ou tema de discussão.
Este modelo de administrar poderá ser aplicado envolvendo um encontro específico com o responsável, ou responsáveis pela área, e devem ser realizadas mensalmente, ou seja, haverá um encontro mensal especifico, segmentado por área, tratando dos temas referentes a cada instância, em observação a um planejamento geral para toda a organização.
A segmentação envolve todas as áreas e terá a mesma organização, envolvendo o mesmo critério de planejamento geral, em que é subdividido em instâncias, neste caso, as instâncias se referem a área da organização ao qual estas se relacionam, e que dizem respeito as metas para a área e a organização, envolvendo os objetivos gerais da organização, como também o que deve ser esclarecido, o que há de pendência e quais são as ponderações em um contexto abrangente para a organização, estes temas e assuntos, são discutidos em uma reunião mensal com toda a equipe responsável pelas áreas da organização, em que as orientações quanto aos rumos, quanto ao direcionamento, quanto a que deve ser buscado para cada fase, diante do planejamento estabelecido, ao qual serão discutidos, argumentados e esclarecidos, até que se chegue a um denominador comum e aceito.O planejamento geral tem que oferecer uma visão geral e abrangente da organização, enquanto que o planejamento particionado, tem que oferecer a visão especifica e compartimentada de cada área especializada da organização.
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