Otimizando Processos de Trabalho Interno nas Organizações

O aperfeiçoamento contínuo deve ser a tônica nas organizações quando o tema relacionado é sobre os processos internos, no que tange, a sempre melhorar e tornar os processos mais ágeis, mais simples e descomplicados, buscando sempre facilitar e fazer com que o fluxo de trabalho seja mais dinâmico e mais fluído, para que os trabalhos sejam mais orgânicos, que as transferências de trabalho e de atividades sejam parecidos com o processo de "osmoze", basta um simples contato, para que tudo se encaminhe e se desenrole, sem tanta burocracia, sem tanta papelada, sem tantos trâmites e desvios de rota, por isto, devem as organizações buscarem tornar seus processos mais parecidos com uma forma orgânica de se comunicarem, aonde as transferências são fáceis e ágeis, que as coisas aconteçam sem maiores entraves ou obstáculos, que impeçam ou inibam que as coisas fluam com maior agilidade. Mas processos mais ágeis e fáceis também dependem da boa vontade, de querer ver tudo acontecendo e sendo encaminhado, para isto, tem que as pessoas estarem alinhadas com esta forma de fazer as coisas, de quererem e estarem dispostas a fazer tudo acontecer de forma mais dinâmica e ágil, não deixando que encaminhamentos, pedidos, assinaturas e pendências se acumulem nos escaninhos das mesas nos escritórios, neste sentido, as pessoas devem também estarem aptas a colaborarem para tornar tudo mais fluído, e não ficando querendo manter presos documentos e solicitações, mais do que o tempo necessário para dar encaminhamento aos pedidos, e sim fazer com que os pedidos e solicitações sejam verificados, checados e analisados o mais breve possível, o quanto antes, pois deste entendimento é que resultará a maior fluides e maior agilidade nas ações internas, não travando ou bloqueando o andamento dos trabalhos, fazendo com que pessoas fiquem esperando e dependam da boa vontade, da preocupação e da colaboração de quem deve analisar e dar prosseguimento ao processo, pois o que se espera e deve ser prática nesta situação, é a total colaboração, engajamento e preocupação com as necessidades dos solicitantes e consequentemente da organização. Esta postura e este entendimento deve ser parte integrante da cultura organizacional, em que todos sabem e percebem, que quanto mais ágil e mais fluído, todo e qualquer processo, tornará a organização mais dinâmica e mais coesa na sua atividade e nos seus negócios. Se pessoas não agem desta forma e não tem a preocupação em se comportar com uma postura de dar prosseguimento e andamento o mais breve possível dos encaminhamentos internos, é porque estão bloqueando ou mesmo querendo negligenciar sua atividade como responsável por fazer os trabalhos mais fluídos e orgânicos, e quem age desta forma certamente esta agindo de má vontade, e se não houver meios para se resolver ou solucionar este problema, certamente algo deverá ser feito, ou se muda o responsável que atrapalha ou se muda o processo, pois ou um ou outro não esta tornando tudo mais ágil e pragmático. As pessoas devem ter consciência e entendimento de que seu trabalho é importante no comprimento de obrigações internas para que as atividades se desenvolvam com maior agilidade e fluides, sem que alguém fique esperando ou tenha que paralisar suas atividades quanto a dependência de algo que deva ser realizado com maior dinamismo. Evidentemente que se houver algo errado ou inconsistente, o trabalho deverá ser interrompido para que seja corrigido ou esclarecido sobre a forma correta de se fazer, e isto, claramente envolve paralisação e mudanças nos documentos encaminhados, e neste caso, quem erra ou fez algo inconsistente é que será responsável pelas irregularidades encontradas. Profissionais são já grandinhos o suficiente para que se tenha uma preocupação com a sua insatisfação, seu humor ou sentimento em relação a qualquer decisão resultante de algum encaminhamento, assim, quanto mais ágil, mais fluído e mais constante for o desenrolar de qualquer pedido ou solicitação, esta tem que ser atendida e verificada o mais breve, sem ficar algo parado, esperando algum acontecimento ou ficar se preocupando com as reações dos envolvidos e certamente afetados por qualquer decisão, pois o entendimento aqui é que profissionais, devem se comportar a altura e saberem aceitar qualquer decisão que possa afetar alguém, assim, nada justifica paralisações ou demora nos encaminhamentos internos de qualquer organização. O uso de software para controle em relação a pendências e encaminhamentos de documentos ou mesmo para os próprios documentos a serem analisados nas mais variadas instâncias administrativas poderia ser utilizado, e neste caso, um controle de tempo e também de alerta quanto a possíveis atrasos podem ser implementados, objetivando justamente tornar o fluxo de papeis e informações mais ágeis.

O travamento dos encaminhamentos internos parados por causa de posturas mal humoradas, tem que serem eliminadas, pois nada se justifica, em um ambiente profissional, em que pessoas são pagas para exercerem uma atividade remunerada e que tem na sua principal função e tarefa de dar encaminhamento interno aos pedidos e solicitações, evitando que os processos fiquem empenhados a boa vontade de algum responsável, por isto, tão importante como, redesenhar e reavaliar os processos para que estes se tornem mais ágeis, simples e fáceis, também se deve trabalhar a cultura e o comportamento interno dos colaboradores para que demonstrem total empenho e tornar a atividade organizacional mais ativa e pró-ativa.