Administração de Projetos

Diferentemente da administração em Projetos à administração de projetos envolve a conciliação entre organizar e coordenar uma série de ações com o objetivo de controlar, organizar, planejar e gerenciar um programa de projetos que esta sob a tutela de um administrador, assim, a administração de projetos busca o efetivo controle sobre diversos projetos que estão em andamento e sendo desenvolvidos, sendo que cada um, cada projeto, possui o seu administrador ou gerente de projeto, que deve em suma, prestar contas a quem administra o portfólio de projetos, ou grupo de projetos que estão sob sua responsabilidade, neste aspecto, a administração de projetos visa fundamentalmente manter um efetivo controle de todos estes projetos que estão sendo conduzidos, a fim de que, sejam prestadas contas quanto ao andamento do projeto, seja no cumprimento de prazos, seja na condução do projeto, seja no desenvolvimento das atividades, seja em seguir o projeto conforme foi projetado, em relação aos documentos produzidos para a construção do produto do projeto que esta em execução. Nenhum projeto é um projeto em si mesmo, sempre tem que ser feito para atender uma demanda e sempre haverá um patrocinador ou quem esta bancando o projeto, e neste caso, o patrocinador sempre será o administrador do projeto, que deve receber relatórios periódicos do andamento das atividades. Para aprovação de qualquer projeto sempre envolverá um estudo de viabilidade técnico financeira, quem em resumo, significa produzir um documento detalhado que possa demonstrar em um estudo sobre se o projeto tem viabilidade técnica e é financeiramente aceitável, ou se será vantajoso em relação ao produto que será gerado pelo projeto, este estudo é o primeiro passo para que se possa  aprovar e determinar que sejam organizados trabalhos para o desenvolvimento de um projeto, e tem no estudo, o administrador do projeto, a base de informações para aprovar ou rejeitar o projeto. O estudo de viabilidade busca elencar todas as informações que demonstrem as vantagens de um projeto em relação ao estado atual de um problema que se quer corrigir, acertar, melhorar ou inovar, que possa oferecer um panorama geral da situação atual e o que se ganharia como resultado do desenvolvimento de um projeto para atender uma necessidade percebida. O administrador de projetos tem no gerente de projetos o depósito de confiança em relação a sua capacidade de conduzir uma equipe para que o projeto seja desenvolvido seguindo uma metodologia e que consiga cumprir com os prazos estabelecidos quanto a duração do projeto, que possa ainda, saber lidar com pessoas de forma a que sejam capazes de realizarem suas atividades no que tange, as incumbências e responsabilidades de cada um no contexto de uma equipe envolta de um objetivo comum, que é desenvolver o projeto e produzir o resultado desejado.

O administrador do projeto sempre deverá observar se o projeto esta sendo desenvolvido seguindo o escopo aprovado durante o estudo de viabilidade, para que o projeto, quando em desenvolvimento não fuja ou extrapole os limites em relação ao que foi definido como abrangência de alcance do projeto, que nada mais é do que um documento aonde se descreve o que faz parte ou não do projeto, o seu escopo. Acontece que muitas vezes as necessidades e ambições das áreas envolvidas e afetadas pelo projeto, tendem a buscar tornar o projeto o mais amplo possível, querendo que atenda as mais variadas demandas e necessidades, o que pode tornar qualquer projeto inviável e sem limites de abrangência no que deveria atender e para qual foi aprovado. O acompanhamento dos projetos que estão sob a responsabilidade de um administrador devem ser periodicamente auditados para que sejam prestados contas do andamento tanto da condução como das atividades que estão em execução, por isto, periodicamente devem ser enviados relatórios sobre os projetos para o administrador, a fim de que este, possa estar a par dos avanços e progressos dos projetos em andamento, como também, dos problemas, obstáculos, dificuldades e qualquer outra interferência que possam atrasar ou prejudicar o cumprimento de prazos e metas estabelecidas.