Relatório e Planilha de Gastos Mensais - Acompanhamento Financeiro

O relatório mensal de gastos e também a planilha de gastos tem por objetivo claro acompanhar os gastos da organização, isto implica em receber um relatório mensal contento os gastos e o parecer técnico no relatório com todos os gastos que estão aumentando, que estão crescendo ou que apresentaram um maior volume em relação ao mês anterior, ao orçamento previsto e mesmo em relação ao ano anterior, de forma que possam ser acompanhados e avaliados os impactos e as possíveis consequências destes aumentos, e quando não, da diminuição dos gastos quando houverem, devendo ser descritos as causas e as origens destes aumentos ou diminuição nos gastos mensais ocorridos, evidentemente que o relatório deverá ser apresentado em diversos formatos, para atender as necessidades da organização, assim, o relatório deverá ser apresentado por categoria de gastos, por divisão em custos e despesas, como também comparativamente com o orçamento anual planejado, deverá também ser dividido por área, departamento, setor e projeto, o que implicará na apresentação de mais de um relatório mensal de gastos, assim também deverá ser apresentado a planilha mensal de gastos, devendo conter um quadro estatístico com gráficos e observações sobres estes gráficos, com o objetivo de sintetizar as informações prestadas e apresentadas nos relatórios e planilhas, além serem relatórios direcionados para cada instância da administração da organização, o que significa dizer, que haverá um relatório sintetizado envolvendo toda a organização com todos os seus gastos, como também, relatórios direcionados para áreas especificas, departamentos e setores, atendendo o contexto hierárquico da organização, isto tudo, para que a organização possa manter um efetivo controle de todos os gastos, custos e despesas envolvidas na organização. A área financeira deverá providenciar estes relatórios e enviar a cada instância administrativa para que cada área tenha como ficar conhecendo a sua realidade e poder planejar, se reorganizar a fim de cumprir com os objetivos e metas da organização, sempre dentro dos prazos e buscando não ultrapassar os gastos já planejados, pois prazos e gastos dentro dos limites estabelecidos e planejados, são um importante fator de mensuração da qualidade dos trabalhos desenvolvidos na organização e devem ser um dos principais itens de avaliação quanto a qualidade e produtividade interna, o que exigirá de todos os responsáveis por acompanhar, estabelecer e definir os gastos internos, um trabalho focado e com muita atenção, pois o objetivo maior é conseguir atingir os objetivos planejados dentro dos parâmetros estabelecidos e das metas impostas.
Gastos sempre serão um fator crítico em qualquer organização, pois são eles, que muitas vezes determinarão o sucesso ou o fracasso de toda a organização, o controle neste caso deve ser disciplinado, mandatório e limitado, dentro do que tem sido estabelecido como objetivo e meta para a organização, pois este controle, quando feito de forma satisfatória e correta, e tendo a organização conseguido alcançar os seus resultados em receita, certamente implicarão em uma organização mais eficiente, mais organizada e mais empenhada em conquistar os seus resultados. Cada área em sua atribuição deverá monitorar e acompanhar os gastos financeiros envolvendo sua atividade, como também será acompanhado os gastos de toda a organização, sendo uma atividade com abordagem top-down, de cima para baixo, e devendo todos os responsáveis estarem muito bem informados e atentos aos gastos de suas respectivas áreas de responsabilidade, sendo que gastos excessivos devem ser sempre tratados como uma exceção e com uma preocupação redobrada, o que envolverá um trabalho intenso para que nada seja feito sem ser justificado e tenha como provar que não estão havendo descaminhos, descontroles e desorganização destes gastos, e isto, será um trabalho que estará sendo acompanhado não somente pela área envolvida, como também por auditorias internas e por especialistas da área de finanças, para que tudo possa ser reorganizado, controlado e enquadrado nos limites estabelecidos e previstos para a área envolvida ou mesmo até, a organização como um todo, sem receita e sem controle dos gastos, nenhuma organização consegue sobreviver e atingir seus resultados, quanto menos seus objetivos e metas.

O conhecimento e acompanhamento dos gastos deve fazer parte da rotina de todos os executivos da organização, para que todos tenham acesso aos gastos e quanto estes estão impactando no resultado financeiro da organização, assim, relatórios mensais que além de informarem os gastos ocorridos na organização e nas suas diversas divisões, áreas, departamentos, setores e projetos, possibilitaram um melhor planejamento dos recursos, assim como, que sejam alocados os recursos de forma condizente com as receitas, tanto as receitas previstas no orçamento, como também as receitas atualizadas, estas informações, acompanhadas de gráficos, comentários sobre aumentos ou diminuição dos gastos, como também, a perspectiva da economia e sua realidade, poderão ajudar o executiva a melhor compreender a realidade da organização e fazer as adequações que forem necessárias.